Проблемы начисления заработной платы с учетом отпуска, больничного и командировочных

Нормы трудового, бухгалтерского и гражданского законодательства в РФ тесно взаимосвязаны. Поэтому, при оформлении каких-либо документов их нужно учитывать в совокупности. Например, это нужно делать при построении системы оплаты труда сотрудников во избежание проблем при признании этих выплат в расходах организации. В статье мы рассказали об оформлении документов, связанных с выплатой сотрудникам заработной платы, командировочных и компенсаций за разъездной характер работы. Особое внимание мы уделили порядку предоставления очередного и дополнительного отпусков, выплате компенсации за все дни неиспользованных отпусков.

Нюансы оплаты труда

Работнику должна быть установлена заработная плата в соответствии с системой оплаты труда, действующей в данной организации. При этом системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, виды доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, должны быть закреплены в коллективных договорах, соглашениях, локальных нормативных актах в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

 Условия оплаты труда, в том числе и размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты, должны быть обязательно отражены в трудовом договоре.
Если условия оплаты труда не указаны ни в трудовом договоре, ни в каком-либо внутреннем документе организации, это может привести к определенным налоговым последствиям. В расходы по налогу на прибыль включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной формах, надбавки, компенсации, связанные с режимом работы или условиями труда, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы, связанные с содержанием этих работников, если они предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. При определении налогооблагаемой прибыли не учитываются затраты на любые виды вознаграждений, предоставляемых работникам, помимо выплачиваемых на основании трудовых договоров.
Также необходимо отразить премии и вознаграждения в положении об оплате труда или в отдельном положении о премировании. Обратите внимание, что заработная плата должна выплачиваться работнику не реже чем 2 раза в месяц. Нарушение этого порядка работодателем может повлечь за собой административную ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Эта норма предусматривает возможность наложения штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. За повторное аналогичное правонарушение руководителя организации могут дисквалифицировать на срок от года до 3 лет.

Если же в организации заработную плату не выплачивают более 2 месяцев, должностные лица могут быть привлечены к уголовной ответственности. С 2011 года планируется дифференцировать уголовную ответственность за частичную и полную невыплату заработной платы и расширить субъектный состав данного преступления путем включения в него иных лиц, в чьи полномочия входит принятие решения о соответствующей выплате, например бухгалтера.

Субъектами преступления, предусмотренного статьей 145.1 Уголовного кодекса, могут по определению являться лица, которые на деле управляют имуществом организации и распределением ее финансов. Это в первую очередь непосредственный работодатель — директор компании, с которым заключен трудовой договор, а также учредители и собственники имущества организации. Я полагаю, что привлечение главного бухгалтера к ответственности по данной статье является проблематичным и носит, скорее, теоретический характер. Поскольку обычно он не является лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами компании (его трудовые функции несколько иные), соответственно, его не может коснуться и ответственность за неправильное распределение денег.
Это, конечно, не относится к возможным одиозным случаям установленного и доказанного сговора директора и главбуха, возможного подстрекательства со стороны бухгалтера, о чем у правоохранительных органов должна иметься неопровержимая доказательственная база. Кроме того, как свидетельствует практика, помимо факта невыплаты нужно доказать наличие умысла, корыстной или личной заинтересованности в этой невыплате.
В конечном итоге все будет зависеть от формулировки принятого закона. А распределение ответственности (если о нем вообще можно вести речь) будет решаться в каждом случае по-разному, в зависимости от обстоятельств дела.

Оформление командировочных

Командировка — это поездка работника организации по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Напомним, что командировками не признаются служебные поездки сотрудников компании, постоянная работа которых протекает в пути либо имеет разъездной характер. Правительством РФ утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее — Положение о командировках). Согласно данному документу в служебную поездку может быть направлен только тот работник, который состоит с работодателем в трудовых отношениях. Соответственно, поездка сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, командировкой не является.
В служебную поездку не могут быть направлены беременные женщины и работники младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов). Следующих лиц можно отправить в командировку только с их письменного согласия:
женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (дополнительное условие — командировка не запрещена им в соответствии с медицинским заключением);
работников, имеющих детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
матерей (или отцов), воспитывающих без супруга (или супруги) детей в возрасте до 5 лет.
При направлении работника в служебную поездку должны быть оформлены следующие документы:
служебное задание (в нем обязательно следует указать цель командировки) по форме N Т-10а;
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 или Т-9а;
командировочное удостоверение по форме N Т-10.
Срок служебной поездки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Кроме того, в решениях организации (коллективных договорах, локальных нормативных актах) следует указать размеры возмещения расходов командированным работникам, включая суммы суточных и расходов по найму жилого помещения в случае вынужденной остановки в пути, вид транспорта, которым можно пользоваться во время служебной поездки, ответственность за непредставление документов по результатам командировки. Желательно еще разработать памятку командированному сотруднику, где указать все вышеперечисленное.
Работник, находящийся в командировке, должен работать по графику, установленному в той организации, в которую он прибыл. Если период служебной поездки включает в себя выходные и праздничные дни, в которые командированный не выполнял трудовые обязанности, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляются. Если сотрудник специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в эти дни ему должна быть начислена доплата. Следует помнить, что работа в праздничные и выходные дни оплачивается в двойном размере.
Командированному сотруднику оплачиваются расходы по найму жилого помещения и по проезду к месту командировки и обратно, суточные и другие расходы (например, оплата услуг связи), произведенные с разрешения или ведома работодателя. Суточные организация должна выплатить за каждый день нахождения работника в служебной поездке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути (в т. ч. день отъезда и приезда). Их размер устанавливается в локальном акте компании, который утверждается приказом руководителя.
По возвращении из командировки в течение 3 дней работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы во время командировки (проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.).

Компенсация за разъездной характер работы

Трудовым кодексом предусмотрены компенсации работникам за разъездной характер работы, выплачиваемые тем категориям сотрудников, работа которых осуществляется в пути, например водителям.

 Если работнику устанавливается разъездной характер работы, то это условие обязательно должно быть отражено в трудовом договоре. Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с таким характером работы, может предусмотреть для своих работников надбавку (доплату) к заработной плате. Кроме того, он должен возместить сотруднику затраты по найму жилого помещения, проезду, суточные, полевое довольствие и т. д. Размеры таких расходов и порядок их возмещения устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовым договором. В этих внутренних документах следует указать также перечень работ, профессий, должностей, предусматривающих разъездной характер работы. Лишь в таком случае выплаты будут обоснованы, а организация сможет их учесть при определении налогооблагаемой прибыли. Это связано с тем, что согласно статье 255 Налогового кодекса в расходы общества на оплату труда включаются в том числе компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (в статье приводится открытый перечень подобных расходов).
Компенсации расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ в том пределе, который указан во внутренних документах компании.

Предоставление отпуска

Работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска и в некоторых случаях на дополнительные. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком. Он должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Если сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику, он должен написать заявление в произвольной форме. В нем необходимо указать новую дату начала отпуска и причины его переноса. Оно подписывается руководителем структурного подразделения и руководителем организации. Однако работодатель вправе отказать сотруднику в предоставлении отпуска вне графика, если уход работника может неблагоприятно повлиять на производственный процесс. Чтобы не возникло споров с трудовой инспекцией, во внутренних документах компании лучше указать определенные ограничения сроков ухода в отпуск.
Следует помнить, что запрещается не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск сотруднику в течение 2 лет подряд. На практике может возникнуть такая ситуация, что работник не отгулял отпуск за несколько лет и увольняется. В этом случае при окончательном расчете с работником ему необходимо выплатить компенсацию за все дни неиспользованных отпусков. При этом затраты на выплаты компенсаций работодатель вправе включить в расходы при определении налога на прибыль.
В случае увольнения работника до окончания того календарного года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, организация имеет право произвести удержания из его заработной платы для погашения задолженности сотрудника за неотработанные дни отпуска. Если никаких начислений в пользу сотрудника не было, работодатель может предложить ему внести деньги в кассу организации. Если работник откажется это сделать в добровольном порядке, компания вправе обратиться в суд для взыскания с него излишне уплаченных сумм.