Оформляем электронный счет-фактуру

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур уже действует. Осталось дождаться, когда ФНС России утвердит формы сче­та-фактуры, журналов учета, книг покупок и продаж в электронном виде. Мы обсудили с Еленой Николаевной Вихляевой, консультантом отдела косвенных налогов Минфина России, какие проблемы могут возникнуть с электронными документами и как их избежать. Поговорили об особенностях исправления ошибок в электронных счетах-фактурах, о проверке таких документов налоговиками и о других возможностях электронного документооборота.

Источник Аудит Группа Бизнес-Партнер 

Елена Николаевна, давно ожидается применение электронных счетов фактур. Чего не хватает, чтобы воспользоваться этим способом выставления документа?

Со 2 сентября 2010 года вступило в силу положение Федерального закона № 229-ФЗ, которым предусматривается возможность составления и выстав­ления плательщиками налога на добавленную стоимость счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи.
В целях реализации указанного положения приказом Минфина России от 25 апреля 2011 года № 50н утвержден Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок). Этот документ в соответствии со статьей 169 Налогового кодекса устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде. Порядок действует с 3 июня 2011 года.
Кроме того, для введения системы электронного документооборота счетов-фактур необходимы форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде, которые должны быть утверждены ФНС России.

Когда же можно начать применять электронный счет-фактуру?

Федеральной налоговой службой разработан проект нормативного правового акта, устанавливающего форматы указанных документов, который в настоящее время согласовывается с соответствующими министерствами и ведомствами.
Поскольку для применения системы электронного документооборота счетов-фактур необходимы форматы передаваемых файлов счетов-фактур, то выставление и получение таких документов можно будет осуществлять только после утверждения ФНС России соответствующих форматов.

Значит, будем в скором времени ждать утвержденных форм. Давайте обсудим некоторые моменты, которые волнуют бухгалтеров. Нужно ли будет дублировать электронный счет-фактуру бумажным вариантом с подписями?

Все на усмотрение компании и контрагента. Как следует из норм статьи 169 Налогового кодекса, счет-фактура может составляться и выставляться по желанию налогоплательщика либо только в электронном виде, либо только на бумажном носителе, либо одновременно и в электронном виде, и на бумажном носителе. В любом случае у налогоплательщика нет обязанности дублировать электронный счет-фактуру на бумажном но­сителе.

Елена Николаевна, будут ли какие-то особенности ведения журналов учета и книг покупок и продаж, если часть счетов фактур выставлена в электронном виде, а часть - на бумаге?

В целях реализации положений Кодекса, предусматривающих введение системы электронного документооборота счетов фактур, Минфином России разработан проект постановления Правительства Российской Федерации, которым вносятся изменения в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ. Данным проектом предусматриваются особенности ведения журнала полученных и выставленных счетов фактур, книг покупок и продаж в случае, когда часть счетов фактур составляется и выставляется на бумажном носителе, а часть - в электронном виде. Поэтому вопрос об особенностях ведения указанных документов целесообразно рассматривать после утверждения всех нормативных правовых актов, регулирующих электронный документооборот счетов фактур.

Как насчет внесения изменений в выставленный электронный счет-фактуру? Можно ли исправлять ошибки, и как это сделать?

Как и в счета-фактуры, составленные и выставленные на бумажном носителе, в счета-фактуры в электронном виде можно вносить изменения, если такие документы не соответствуют утвержденному формату, а также в них имеются ошибки в заполнении реквизитов.
Так, при необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется уведомление об уточнении через оператора электронного документооборота. После получения уведомления покупатель устраняет указанные в этом уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в установленном порядке. Данная процедура взаимодействия продавца и покупателя предусмотрена пунктами 2.15-2.19 Порядка.

А если ошибку обнаружил сам поставщик?

Если в счете-фактуре, составленном и выставленном в электронном виде, ошибки обнаружил сам поставщик после отправки документа покупателю, то, по моему мнению, ему следует связаться с покупателем и сообщить об этом. Затем покупатель и продавец должны взаимодействовать в вышеизложенном порядке. То есть покупатель должен направить продавцу уведомление об уточнении электронного счета-фактуры и получить исправленный документ.

Елена Николаевна, какие ошибки в электронном счете-фак¬ту¬ре считаются допустимыми и не ведут к исправлению документа?

Что касается ошибок, при наличии которых счета-фактуры, составленные и выставленные в электронном виде, считаются составленными без нарушения установленного порядка, то к таковым применяются те же нормы Налогового кодекса, что и к обычным бумажным счетам-фактурам. То есть это ошибки, не препятствующие идентифицировать продавца, покупателя и характеристики товаров (работ, услуг), их стоимость, ставку и сумму налога.

Можно ли выставлять электронный счет-фактуру задним числом? Например, если отгрузка произошла, но поставщик не отправил вовремя документ в электронном виде.

Согласно Порядку датой выставления продавцом покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора.
Процедура выставления счетов-фактур в электронном виде, установленная пунктами 2.4 и 2.5 Порядка, предусматривает, что сформированный, подписанный электронной цифровой подписью и зашифрованный (при необходимости) счет-фактура в электронном виде направляется продавцом в адрес покупателя через оператора электронного документооборота. Оператор при получении от продавца файла счета-фактуры фиксирует дату и время поступления этого файла и направляет продавцу подтверждение, в котором указывает эту информацию.
Можно сделать вывод, что дата выставления счета-фактуры в электронном виде фиксируется оператором в день направления продавцом покупателю счета-фактуры и не зависит от даты формирования продавцом этого счета-фактуры. Таким образом, выставить электронный счет-фактуру задним числом не получится.

Счет-фактура - документ, который чаще других проверяется налоговиками, ведь от него зависит подтверждение вычета НДС. Елена Николаевна, какие есть особенности проверки электронных счетов-фактур?

Нормами действующего законодательства не установлены особенности проверки налоговыми органами счетов-фактур, составленных и выставленных продавцом покупателю в электронном виде.
Что касается представления покупателем в налоговые органы счетов-фак­тур, полученных в электронном виде, то для ответа на данный вопрос следует обратиться к одному из писем налоговой службы России.
В данном письме сообщается: если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В частности, документами, составленными в электронном виде по установленным форматам, могут быть счета-фактуры, книги продаж и покупок, форматы которых согласно пункту 9 статьи 169 Налогового кодекса утверждаются ФНС России. Такая возможность возникает у плательщиков после разработки необходимых нормативных правовых актов и программного обеспечения.
На основании указанного письма ФНС России можно сделать вывод, что для реализации системы электронного документооборота счетов-фактур, в том числе представления их в налоговую инспекцию, необходимы не только совместимые между продавцом и покупателем технические средства и возможности для приема и обработки таких счетов-фактур, но и совместимые технические средства между этими плательщиками и налоговым органом.